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メール受信の効率化テクニック 〜その4: アンケート付きメールなどの抽出〜

《利用ツール: Becky!》 →[お奨め便利ツール]参照
[受信メールの振分け]で、受信したメールに対するアクションを基準に振分けることをお奨めしましたが、クリック報酬付きメールにアンケートの募集やポイント付きの懸賞案内などが時々掲載されているような場合、振分けだけでは旨く行きません。
"クリック報酬付き"で振分けただけでは、いちいちメールの内容をチェックしないといけないし、かと云って、[クリック箇所への簡単移動]のなかで"アンケート"や"懸賞"などの文字も検索対象にすると、いろんな操作が輻輳し、効率がぐ〜んと落ちてしまいます。

そこでお奨めなのが「クエリー検索機能」なのですが、Becky!以外のメールソフトでは、あまり装備されていないようです。
Beck!の場合、この機能を使うと、選択したフォルダーにあるメールのなかから指定した文字列を含むメールの一覧がリストアップされ、一時的に「クエリー結果フォルダ」が作成されて通常のフォルダーと同じような操作が可能になります。

この方法だと、振分けたフォルダ内の全メールに対して、フォルダに共通の処理(例えばクリック付きURLへの処理)を済ませたあとに、気になるキーワード(例えば"アンケート")を含むメールを再抽出することができるので、必要なアクション毎に分けて処理出来ます。
ごみ箱に振分けたメールの中からも簡単に再抽出を掛けられるので、結構重宝しています。

【具体的方法】
1.事前準備として、抽出したいメールの本文にあるキーワード(文字列)を決めておく。
※アンケートなら、"アンケート"、"市場調査"など。
※この場合にも、抽出後のアクションが異なるキーワードとは混ぜないようにすることがポイント。

2.上記のキーワードをクエリー検索条件として設定する。
手順1:該当するフォルダ(例えば「クリック要」)を選択し、[編集]→[クエリー検索]をクリック
◇[クエリー検索]をクリックすると(クエリー検索用の)検索ダイアログが開く

手順2:[検索文字列]の入力欄に、抽出したいキーワードをOR条件で繋げた"検索文字列"を入力
◇合わせて、[本文のみ]、[完全一致]、[正規表現] にチェックマークを設定のこと
※検索条件は、この限りではありません。 (検索文字列や検索条件などの設定は、通常の検索機能と同じ)
  また、必要に応じて[日付]などの条件を追加のこと。

3.[検索開始]ボタンを押し、指定したキーワードを含むメールの一覧を抽出する。
◇抽出されたメールは、フォルダーツリーの先頭に一時的に作成された「クエリー結果」のフォルダーに格納され、通常のメールと同じように処理することができる
※「クエリー結果」のフォルダーは、クエリー用の検索ダイアログが表示されている間のみしか存在しない。

4.あとは通常の検索機能を使って、メール内の抽出キーワードの位置まで移動し、必要な処理を実施する。
[クリック箇所への簡単移動]と同じ要領。
※クエリー検索で入力した検索文字列が引き継がれるので、そのまま[編集]→[検索]をクリックすればOK。